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Digitalisierung der Bremer Behörden
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Wo digitale Verwaltung klappt

Jürgen Theiner 26.01.2019 0 Kommentare

Umlaufmappen, handschriftliche Vermerke und gestempelte Bescheide sollen in den Bremer Behörden spätestens 2022 zur analogen Vergangenheit gehören.
Umlaufmappen, handschriftliche Vermerke und gestempelte Bescheide sollen in den Bremer Behörden spätestens 2022 zur analogen Vergangenheit gehören. (Carmen Jaspersen /dpa)

Digitalisierung der Verwaltung: Wenn von diesem Schlagwort die Rede ist, geht es meist um Serviceangebote, die für die Bürger den Gang zur Behörde überflüssig machen sollen – etwa bei der Anmeldung eines Autos. Digitalisierung ist aber auch ein interner Prozess in den Amtsstuben. Die über Beamtengenerationen gepflegte Kultur der Aktenordner und Umlaufmappen, der handschriftlichen Vermerke und gestempelten Bescheide soll nach und nach abgelöst werden durch eine vollständig digitale Abwicklung aller Geschäftsvorgänge. Das ist nicht nur sozusagen der Zug der Zeit. Es gibt dazu in Bremen einen konkreten Bürgerschaftsbeschluss. Er sieht vor, dass dieser Prozess bis 2022 abgeschlossen sein soll.

Wie weit sind die Senatsressorts auf diesem Weg? Horcht man in die Verwaltung hinein, dann wird schnell klar: Manche marschieren mit Siebenmeilenstiefeln voran, andere bewegen sich in Trippelschritten. In manchen Behörden wird der Wandel von der Spitze vorgelebt und auch eingefordert, in anderen eher nicht. Wichtigstes technisches Instrument des digitalen Fortschritts ist eine Computersoftware namens Vis. Das Kürzel steht für Verwaltungsinformationssystem. Es ermöglicht die komplett digitale Sachbearbeitung sowie die Archivierung und Weitergabe der entsprechenden elektronischen Dokumente innerhalb der Verwaltungshierarchie.

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Vis ist in den Senatsressorts im Prinzip an jedem Büroarbeitsplatz verfügbar, „aber bei uns hat die gute, alte Umlaufmappe immer noch Konjunktur“, sagt eine Mitarbeiterin des Wirtschaftsressorts von Senator Martin Günthner (SPD). Unter einer Umlaufmappe versteht man einen Aktendeckel, auf dem in kleinen standardisierten Feldern vermerkt ist, welchen verwaltungsinternen Gang der Inhalt schon zurückgelegt hat.

Der Bearbeiter trägt dann in ein freies Feld die nächste Station ein, zu der die Akte weitergereicht werden soll – so lief es im analogen Zeitalter, und diese Praxis soll eigentlich der Vergangenheit angehören. Mitunter, so die Referentin, komme auch eine fast schon absurde Mischung aus digital und analog zum Einsatz. „Dann übertragen Kollegen einen Vorgang aus dem Vis in ein Word-Dokument, drucken es aus, sammeln darauf Unterschriften der zuständigen Vorgesetzten ein, scannen das Schriftstück und laden es wieder ins Vis hoch“, beschreibt die Insiderin die verschlungenen Pfade. Wieder andere Kollegen – oft älteren Semesters und ohne Affinität zu Computern – pflegten auch noch die reine Papierform. „Das ist dann der althergebrachte Beamtendreikampf: knicken, lochen, heften“, spottet die Referentin aus dem Hause Günthner.

Justizbehörde macht es vor

Doch sind es nur die Berührungsängste älterer, eingefahrener Verwaltungskräfte gegenüber der neuen Technik, die als Digitalisierungsbremse wirken? Ein hochrangiger Vertreter eines anderen Senatsressorts lässt durchblicken, dass gelegentlich auch andere Faktoren eine Rolle spielen können. „Die Vis-Software vergisst nichts“, sagt der Profi. „Wenn ich da als Entscheider einen Haken hinter einen Vorgang setze, dann ist das nicht mehr rückgängig zu machen und noch in hundert Jahren nachverfolgbar. Papiervorlagen kann ich bei Bedarf noch mal ändern oder neu schreiben.“ Auch das sei ein Grund dafür, dass gerade am oberen Ende der Verwaltungshierarchie mitunter noch auf Papier gearbeitet wird.

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Tim Cordßen ist Sprecher der Wirtschaftsbehörde. Er verweist diese Darstellung ins Reich der Fabel. Zutreffend sei allerdings, dass es „unterschiedliche Qualifikationsstände“ bei den Mitarbeitern aller Senatsressorts gebe. Im Wirtschaftsressort werde die digitale Kultur von der Spitze vorgelebt. „Staatsrat Ekkehart Siering setzt da einen persönlichen Schwerpunkt“, so Cordßen. Nicht umsonst werde die Führungsrunde der Wirtschaftsbehörde gelegentlich als „WLAN-Party“ verulkt.

Aufholbedarf in der Bildungsbehörde

Wie weit liegen nun die Senatsressorts auf ihrem Weg ins digitale Zeitalter auseinander? Diejenigen, die das von zentraler Warte aus beurteilen können, lassen sich mit ihrer Einschätzung ungern namentlich zitieren. Anonym sagt einer, der diesen Überblick besitzt: „Es gibt tatsächlich ein breites Spektrum. Aufholbedarf sehe ich in der Bildungsbehörde, bei Wirtschaft sowie im Bau, Umwelt- und Verkehrsressort.“ Das Innenressort habe aufgeholt, nachdem die Probleme im Stadtamt überwunden worden seien. Auch die Finanzbehörde sei gut aufgestellt, Stichwort „Online-Finanzamt“.

Wenn es so etwas wie einen Überraschungssieger in der digitalen Konkurrenz unter den senatorischen Behörden gebe, dann sei es das Justizressort. Mit Projekten wie dem „E-Gerichtspostfach“ habe die Behörde schon viel Wegweisendes realisiert. Das Image des Gerichtswesens als Hort von Tradition und Beharrung – es stimmt offenbar nicht, zumindest was die Bereitschaft zu technischer Innovation angeht. „Die sind da richtig auf Zack“, lobt der Insider.


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Leserkommentare
suziwolf am 23.10.2019 06:43
„Aaaah“ „oooh“ sagt der/die Feuerwerker*in Sylvester 2019
💫💥☄️

„Uuuuh“ sagt die Umwelthilfe ...

Es sollte für‘s ...
rakase am 23.10.2019 03:13
Den grundsätzlichen Ärger über zugeparkte Strassen kann ich ja voll und ganz nachvollziehen, auch wir müssen teilweise ganzjährig einen Kilometer zum ...
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