Vom Abreißkalender stammt der Spruch „Pubertät ist, wenn man grübelt, und nicht weiß, worüber.“ Dieser Spruch lässt sich beim Thema Digitalisierung durchaus auf das eine oder andere Unternehmen übertragen: „Digitale Transformation ist, wenn man grübelt, und nicht weiß, worüber.“ Was die Digitalisierung den Firmen unter anderem bringen soll, sind Kostenvorteile. Doch bevor sie profitieren, brauchen auch kleine und mittelständische Unternehmen eine eigene Strategie. Der Verzicht von Papier kann ein Teil davon sein. Dass ein Geschäft papierlos funktionieren kann, zeigt der Bremer Projekt- und Immobilienentwickler Peper und Söhne. Der Betrieb mit insgesamt 15 Mitarbeitern arbeitet seit Jahresanfang zu 80 Prozent papierlos.
Tablet statt Tisch für den Bauplan
Baupläne auf Tablet und TV-Bildschirm statt ausgedruckt – in der Praxis laufe das gut, so Geschäftsführer Christoph S. Peper. "Beispielsweise bei der Baubesprechung habe ich nun mein Tablet und mache mir dann direkt auf dem digitalen Bauplan Notizen. Diesen schicke ich hinterher fix an die Architektin." Vor einem Jahr lief es noch so, dass auf dem Tisch der Bauplan aus Papier ausgebreitet wurde. Darauf habe dann jeder Anmerkungen gemacht. Dann ging der Plan an den Dienstleister. "Dort wurde er gescannt und hinterher doch per E-Mail oder gar per Post verteilt."
Auch bei Rechnungen fragte sich Peper: "Wenn alle Rechnungsdaten digital vorhanden sind, warum mache ich daraus ein analoges Dokument, indem ich es ausdrucke und per Post verschicke? Die Papierrechnung muss dann bei uns als Empfänger wieder digital ins System eingegeben werden." Der im Betrieb für die IT-Verantwortliche ergänzt: „Das ist Riesen-Zeitaufwand und verbirgt außerdem mögliche Fehlerquellen." 90 Prozent der Rechnungen laufen nun digital, der Rest wird eingescannt. Die Arbeitsabläufe werden damit schneller, und die Lieferanten erhalten auch rascher ihr Geld. Die eigenen Mitarbeiter müsse man bei so einem Prozess natürlich mitnehmen.
Auf der Cebit hatte das Unternehmen vor einem Jahr nach einer Lösung gesucht und wurde schließlich fündig. Peper sieht allerdings auch, dass es eher eine Seltenheit ist, dass ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern einen eigenen festangestellten IT-Verantwortlichen hat. Wo es weiter Papier sein muss, ist bei der Behörde, so Peper: "Einen Bauantrag müssen wir in siebenfacher Ausführung abgeben. Das sind dann sieben Aktenordner in einem Umzugskarton. Und drei Tage später kriege ich dann per Brief die Eingangsbestätigung."
Das Zauberwort für das papierlose Büro heißt Enterprise Content Management (ECM) oder auch Dokumenten-Management-System (DMS). Eine entsprechende ECM-Strategie soll es Unternehmen möglich machen, alle Dokumente digital zu verwalten und zu organisieren. Laut einer Studie des Branchenverbands Bitkom vom vergangenen Jahr setzen ein Drittel der mittelständischen Unternehmen eine Standard-Software für ECM-Aufgaben ein. Die Studie zeigte aber auch, dass allerdings nur elf Prozent des Mittelstandes softwareseitig für eine wirklich umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt waren. Große Unternehmen kommen hier demnach auf 81 Prozent. Klassischerweise starten die kleinen und mittelständischen Unternehmen mit Dokumenten aus dem Rechnungswesen.
Beim Ingenieurdienstleister Brunel, der seinen deutschen Hauptsitz in der Bremer Airport-Stadt hat, laufen jeden Monat die Stundenzettel von 2500 Mitarbeitern ein – jedoch nicht per Post. Heutzutage tragen das die Mitarbeiter über ein Internetportal ein. Für Brunel bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis. Denn die Firma, die für große Unternehmen projektorientiert Ingenieure zur Verfügung stellt, agiert dezentral mit 45 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Tschechien. Der kaufmännische Geschäftsführer Heiner Lammers sagt: "Zu unseren Kunden gehören diverse DAX-notierte Unternehmen. Die verfügen über entsprechende Portale, an die unsere Rechnungen elektronisch gehen." Ein weiteres Beispiel: Da das Finanzamt ja darauf besteht, relevante Dokumente zehn Jahre aufzubewahren, werden diese Dokumente inzwischen so digital erfasst, dass es vom Finanzamt akzeptiert wird. Regalmeter an Aktenordnern entfallen dadurch.
Lammers rechnet vor, was das Unternehmen durch den Papierverzicht einspart: "Von 6500 Rechnungen pro Monat gehen vielleicht noch 500 per Post raus. Wenn man dann die 6000 Rechnungen nimmt, dazu jeden Monat mindestens 2500 Stundenzettel und die Arbeitszeit dazurechnet, die für das Ausdrucken und Kuvertieren erforderlich ist, sparen wir dadurch jeden Monat einen sechsstelligen Betrag." Lammers sagt aber auch, dass die Digitalisierung für Brunel noch nicht abgeschlossen sei, sondern ein andauernder Prozess.
Verträge weiterhin nur im Original
Es gibt jedoch einen Bereich, in dem es weiterhin klassisch per Papier zugeht. "Verträge mit Kunden sowie Arbeitsverträge werden weiterhin im Original verwahrt, weil dort die Gerichte bisher keine digitalen Kopien akzeptieren. Da werden wir die Rechtssicherheit nicht riskieren", sagt Lammers. Eine Hilfe wäre der Verzicht auf Papier hier aber schon. Lammers hält es auf der anderen Seite für illusorisch, im Büro ganz auf Papier verzichten zu können. Aber er sieht schon den nächsten Schritt: "Wofür brauchen wir in Zukunft noch die großen Büroflächen? Theoretisch benötigen wir dann nur noch einen Ort mit Internet und Telefon, wo wir das Notebook aufschlagen können. Das kann überall sein. Und für wöchentliche Besprechungen könnten wir irgendwo einen Raum buchen."
Das Beispiel mit den Verträgen zeigt, dass gerade Notare auf Papier im Büro nicht verzichten können. Nils Bulling, Rechtsanwalt und Notar in der Kanzlei Castringius, hätte nichts gegen weniger Papier im Büro. Leider sei dies nur eingeschränkt möglich. „Der Umgang mit notariellen Urkunden ist vom Gesetzgeber detailliert geregelt worden. So werden die Urkunden nach dem Verlesen durch den Notar und Unterzeichnung durch die Parteien und den Notar mit Schnur und Siegel verbunden, damit diese später nicht verändert werden können. Die Parteien erhalten jeweils beglaubigte Abschriften und Ausfertigungen – ebenfalls gesiegelt. Dieses aufwendige Prozedere dient der Sicherheit des Rechtsverkehrs. Ein ausschließliches Arbeiten mit digitalen Versionen der Urkunden scheidet daher aus“, so Bulling.
Um in einigen Branchen Papier einzusparen, bleibt also vorerst nur die Variante, am Schreibtisch auf den Abreißkalender mit der täglichen Lebensweisheit zu verzichten.
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