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Buchhaltung in der Selbstständigkeit
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Die wichtigsten Tipps und Tricks

18.12.2019

Wer selbstständig tätig ist, muss sich also auch selbstständig um die Buchhaltung kümmern. Aber kein Grund zur Sorge: Mit ein paar Grundkenntnissen und den richtigen Hilfsmitteln gelingt das auch Einsteigern ohne Probleme.

Digitales Rechnungswesen leichtgemacht

Im Juni 2019 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium eine aktualisierte Version der GoBD. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die neuen GoBD erlauben nun auch elektronische Verfahrensweisen wie beispielsweise:

  • Cloud-Systeme für Archivierungszwecke verwenden
  • Belege mit mobilen Endgeräten scannen
  • Buchführungsbelege in konvertierter Form aufbewahren

Damit wird sich der Arbeitsaufwand für Verwaltungsaufgaben um ein Vielfaches verringern. Unternehmer sollten die Gelegenheit nutzen und ihre Buchhaltung über ein spezialisiertes Softwareprogramm erledigen. Von welchen Vorteilen sie dabei profitieren, sehen sie hier im Überblick.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Auch wenn Firmen nicht über eine eigene Finanzabteilung verfügen, können sich die Verantwortlichen Hilfe von einem Experten holen. Falls die Buchhaltung gemeinsam mit einem Steuerberater erledigt wird, lässt sich die Software entsprechend anpassen. Mit wenigen Klicks ist das Programm so eingestellt, dass die Steuerberatung folgende Funktionen nutzen kann:

  • direkt auf Unterlagen zugreifen
  • Finanzreports und Auswertungen erstellen
  • Daten eigenständig in die Kanzleisoftware aufnehmen

Dabei gibt es die Möglichkeit, Dokumente im standardisierten DATEV-Format per direkter Schnittstelle zu übermitteln. So kann der Steuerberater sämtliche Daten ganz einfach übernehmen und weiterverarbeiten – von Abrechnungen und Belegen bis hin zu Erlös- und Aufwandskonten. 

Wer bereits eine Software, aber noch keinen persönlichen Ansprechpartner hat, kann die integrierte Steuerberater-Suche nutzen, über die der Nutzer Zugriff auf eine Online-Datenbank mit geeigneten Kontaktstellen erhält.

Lohn- und Gehaltsabrechnung auf einen Klick

Je mehr Erfolg man mit einem Unternehmen hat, desto schneller wächst das Team. Angestellte nehmen zwar Arbeit ab, sind aber auch mit zusätzlichem Arbeitsaufwand verbunden. Schließlich müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass sämtliche Gehälter und Bescheinigungen jeden Monat pünktlich vorliegen. Bei solchen Angelegenheiten kann ebenfalls Zeit und Ärger gespart werden, indem die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen auf elektronischem Weg verwaltet werden. Mit einer passenden Software sind viele zeitaufwendige Fleißarbeiten im Nu erledigt, darunter:

  • Sozialbeiträge und Nettolöhne für alle Mitarbeitertypen und Entgeltarten berechnen
  • Pflichtmeldungen vervollständigen und an die Krankenkassen bzw. das Finanzamt verschicken
  • Löhne, Gehälter und Sozialabgaben mittels SEPA-Überweisungsträger online auszahlen

Dank regelmäßiger Updates gehen Arbeitgeber außerdem sicher, dass die Abrechnungen stets auf dem neuesten gesetzlichen Stand bleiben.

Buchhaltung im mobilen Alltag

Eine digitale Software garantiert maximale Flexibilität im stressigen Berufsleben. Anstatt schwere Aktenordner zu wälzen, braucht es lediglich einen Computer oder ein Handy. Buchhaltungsprogramme synchronisieren sich selbst automatisch, sodass Nutzer immer genau dort weiterarbeiten können, wo sie zuletzt aufgehört haben. Um auch unterwegs Finanzen überprüfen zu können, kann einfach eine entsprechende App auf das mobiles Endgerät geladen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet handelt. Nach dem Download kann der volle Funktionsumfang überall und jederzeit genutzt werden - egal ob im Büro, in der Straßenbahn oder zu Hause.

Das kleine Einmaleins der Steuererklärung

Bei aller Erleichterung, die eine digitale Software schafft, kommen Unternehmer und Selbstständige dennoch nicht ohne gewisse Grundkenntnisse in der Buchhaltung aus. Denn falls das Finanzamt einmal Fehler in den Unterlagen entdecken sollte, tragen sie allein die Verantwortung. An dieser Stelle gibt es für Selbstständige zunächst eine gute Nachricht. Grundsätzlich sind alle Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu gehört eine komplizierte Gewinn- und Verlustrechnung (kurz GuV), die sämtliche Geschäftsabwicklungen auf den eigenen Konten sowie den Gegenkonten erfasst. Diesen Aufwand kann man allerdings unter bestimmten Voraussetzungen umgehen:

a) Wer ein Kleinunternehmen betreibt, das weniger als 600.000 € Umsatz bzw. 60.000 € Gewinn im Jahr erwirtschaftet und keinen Eintrag im Handelsregister besitzt.

b) Wer laut § 18 EStG zur Gruppe der Freiberufler in den Bereichen Wissenschaft, Kunst, Literatur, Unterricht oder Erziehung zählt.

In solchen Fällen genügt die einfache Buchhaltung, für die lediglich eine Einkommens-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR) erstellt werden muss. Dabei wird die Bilanz nach der folgenden simplen Formel berechnet:

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn.

Nachdem die Brutto-Einnahmen ermittelt wurden, werden von dieser Summe die sogenannten Werbekosten abgezogen. Hierzu zählen sämtliche Investitionen, die für berufliche Zwecke getätigt wurden, darunter:

  • Miete für Büro oder Atelier
  • Gebühren für Telefon & Internet
  • Kostenpflichtige Fortbildungen
  • Ausgaben für Elektrogeräte und Büromaterialien
  • Fahrtkosten: 30 Cent pro Kilometer für jede Hinfahrt vom Wohnort zur Arbeitsstätte

Haben Kleinunternehmer und Freiberufler all diese Betriebsausgaben mit ihrem Gesamtumsatz verrechnet, müssen sie das Ergebnis in der Anlage S eintragen. Zusätzlich kann außerdem die Anlage „Vorsorgeaufwand“ der Steuererklärung beigefügt werden. Dieses Formular zeigt alle gezahlten Sozialversicherungsbeiträge auf, die das Finanzamt zugunsten des Steuerpflichtigen berücksichtigt.


Leserkommentare
Johnny_Lawrence am 27.02.2020 21:03
Ich denke sowohl Biden als auch Bloomberg spekulieren auf den Nominierungsparteitag und das Sanders bis dahin nicht die absolute Mehrheit hat. Soweit ...
admiral_brommy am 27.02.2020 20:58
@jmbh, ein verbreitetes Mißverständnis, dem Sie erliegen. In Diskussionsforen werden lediglich Meinungen ausgetauscht. Für Bekehrungen ist die Kirche ...