Digitalisierung Terminvergabe läuft nun auch online

Die Stadtverwaltung von Twistringen bietet jetzt die Möglichkeit, Termine für Behördengänge im Internet abzumachen. Telefonate und Terminkoordination sollen dann durch die Maschine ersetzt werden.
27.03.2022, 15:37
Lesedauer: 3 Min
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Terminvergabe läuft nun auch online
Von Tobias Hensel

Twistringen. Behördengänge und Arztbesuche ähnelten sich vor Beginn der Pandemie in mitunter ewigen Wartezeiten. Die Pandemie hat das schlagartig verändert. Sprechstunden wurden eingekürzt, vorherige Terminabsprachen vielerorts zur Pflicht. So auch im Rathaus Twistringen. Doch die Erfahrung aus den vergangenen zwei Jahren: Das Telefon steht selten still.

"Wir wissen, dass andere Gemeinden im Landkreis schon länger eine digital unterstützte Terminvergabe anbieten", sagt Bürgermeister Jens Bley. Jetzt geht das auch im Twistringer Rathaus. Doch es gab einigen Vorlauf. So musste Informatiker Thomas Nordmann die Internetseite der Stadt entsprechend umarbeiten. Dennoch: "Meine Arbeit war wohl noch die geringste. Den größten Brocken musste der Bürgerservice tragen", sagt Nordmann.

Angebot dient zunächst als Ergänzung

Seine Kollegin Waltraud Schmidt leitet den Bürgerservice und beschreibt, dass sie in der Tat einiges zu tun hatte: "Wir mussten zunächst jedes mögliche Anliegen notieren und Erläuterungen dazu schreiben. Dann mussten Zeitfenster festgelegt werden", sagt Schmidt. Denn die Terminvergabe funktioniert nur, wenn man vorher schon weiß, ob man ein Fahrzeug an-, ab- oder ummelden möchte, ob man einen Reisepass oder einen Personalausweis beantragen will oder ob es um profane Dinge wie einen Auszug aus dem Strafregister geht. All diese Anliegen dauern verschieden lang, das hat die Erfahrung im Rathaus gezeigt.

Zum 1. März wird dann prominent auf der Internetseite stehen, wie man zu einem Termin im Bürgerbüro gelangen kann. Und dann wird man auswählen können, ob es eben um Ausweisdokumente oder Fahrzeugbelange oder etwas ganz anderes geht. Anschließend trägt man seine Daten ein und bekommt per E-Mail noch eine Zusammenfassung, was am Tag des Termins alles mit ins Rathaus gebracht werden muss. "Es ist immer unbefriedigend, wenn Bürger wieder unverrichteter Dinge nach Hause müssen, weil sie notwendige Dokumente vergessen haben", stellt Waltraud Schmidt fest. Die schriftliche Zusammenfassung soll solche Hindernisse in Zukunft zu vermeiden helfen, hofft zumindest die Stadtverwaltung.

Doch auch, wer mit dem Internet nicht so bewandert ist, wird weiterhin zum Telefonhörer greifen können. "Wir sehen das Angebot zunächst als Ergänzung, gerade jüngere Menschen sind ja sehr internetaffin", sagt Schmidt und ergänzt, dass sich die Übergangsphase bestimmt ein Jahr lang ziehen könnte. Wobei: "An der offenen Tür wollen wir, sobald es wieder möglich ist, im eingeschränkten Rahmen festhalten", sagt Schmidt. Denn auch, wenn die vorherige Terminabsprache die Gewissheit beinhalte, dass man dann auch zügig drankomme, solle das Rathaus ein offenes Haus bleiben. So sagt es Bürgermeister Bley.

Neues Projekt für mehr Digitalisierung

Einige Bürger würden die Wartezeit mitunter auch schätzen. "Einige haben Zeit und freuen sich, wenn sie warten können", hat Schmidt festgestellt. Formulare könnten jederzeit abgeholt werden. Auch wenn die Verwaltung alle mitunter notwendigen Formulare zum Download auf ihre Internetseite gestellt hat: Einen Drucker müsste man dann noch zu Hause haben. Oder man holt sich eben die bereits gedruckten Exemplare bei der Verwaltung ab.

Die Online-Terminabsprache, die zum 1. März dann mehr als die Hälfte der Landkreis-Kommunen anbietet, soll aber nur der Anfang sein. Gemeinsam mit dem Landkreis arbeiten die Städte und Gemeinden an dem Projekt "Open Rathaus", mit dem in Zukunft mancher Behördengang komplett auf dem heimischen Sofa abgewickelt werden kann. Doch bis dahin ist der Weg noch weit. Es müsse im Hintergrund noch viel geschehen. Zum Beispiel soll ein digitales Dokumentenverwaltungssystem eingeführt werden. Dafür hat der Twistringer Stadtrat für dieses Jahr bereits Geld in den Haushalt gestellt. Dann kommen die digital ausgefüllten Anträge direkt auf die Schreibtische der Behördenmitarbeiter. Das Ziel, so beschreibt es Informatiker Thomas Nordmann, soll ein Benutzerkonto ähnlich wie bei Online-Warenhäusern sein. Noch muss allerdings gewartet werden.

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