In der Bildungsbehörde beherrschen manche Mitarbeiter offenbar nicht das kleine Einmaleins des Verwaltungshandwerks. Darauf lassen Dienstanweisungen schließen, die vor wenigen Tagen als hausinterne Rundschreiben an die Beschäftigten gegangen sind. Hintergrund sind Vorgänge im Zusammenhang mit der Freistellung der Leiterin der Grundschule Stader Straße.
Wie berichtet, hatte die Bildungsbehörde die Rektorin Ende November nach massiver Kritik von Eltern, Schülern und ehemals an der Stader Straße tätigen Lehrkräften bis zum 31. Januar von ihren Dienstpflichten entbunden. Ein solcher Vorgang wird von der Schulaufsicht in der Bildungsbehörde üblicherweise ausführlich dokumentiert. In den Aktenbestand gehören beispielsweise schriftliche Eingaben von Eltern und Kopien der entsprechenden behördlichen Reaktionen, Dienstaufsichtsbeschwerden und Unterlagen zu deren interner Behandlung, Protokolle von Gesprächen mit Beteiligten, Stellungnahmen der Betroffenen und dergleichen mehr. Alles, was im weiteren Verlauf noch relevant werden kann, ist aufzubewahren – auch damit die Behörde auf mögliche juristische Auseinandersetzungen vorbereitet ist.
Akten wurden nachträglich rekonstruiert
Die jugendpolitische Sprecherin der CDU-Bürgerschaftsfraktion, Sandra Ahrens, war deshalb auch einigermaßen erstaunt, als sie jetzt von ihrem parlamentarischen Recht auf Akteneinsicht Gebrauch machte. "Mir hatten Eltern im Vorfeld einiges Material zugänglich gemacht, das sie auch an die Behörde gegeben hatten. In den Akten zur Stader Straße tauchten diese Schriftstücke aber nicht auf", berichtet Ahrens. Teilweise seien Akten, die ihr vorgelegt wurden, nachträglich rekonstruiert gewesen.
Auf entsprechende Kritik der Abgeordneten hat die Behördenspitze inzwischen reagiert. Dem WESER-KURIER liegt eine von Staatsrätin Katharina von Fintel verfasste Weisung vor, in der sie die Mitarbeiter der Bildungsbehörde "zur Kenntnisnahme und Beachtung der geltenden Verwaltungsvorschriften" anhält. Gemeint sind die einschlägigen Vorschriften zur Dokumentation. Die Abteilungsleitungen beauftragt von Fintel, "unverzüglich entsprechende Prozesse zur Sicherstellung eines geordneten und rechtssicheren Verwaltungshandelns einzuleiten". Bis Mai soll die Zentralabteilung der Bildungsbehörde ein Konzept zur Qualifikation der Beschäftigten im Dokumentenmanagement vorlegen.
Behörde räumt Probleme ein
Einen Tag später legte von Fintel nach. In einer weiteren Weisung beschreibt sie den sachgemäßen Umgang mit Dienstaufsichtsbeschwerden. Auch hier werden recht elementare Dinge angesprochen, etwa dass der Beschwerdeführer "zeitnah (innerhalb einer Woche) eine schriftliche Eingangsbestätigung durch den unmittelbaren Vorgesetzten" des Betroffenen erhält. Der Tenor der Antwort dürfe nicht lauten: "Meine Mitarbeiter:innen haben recht und haben sich in allen Punkten vollkommen richtig verhalten, Sie haben leider unrecht." Vielmehr solle in der behördlichen Reaktion zum Ausdruck kommen, dass der Gegenstand der Beschwerde ernst genommen wird.
Dass es in der Bildungsbehörde notwendig sein soll, den Beschäftigten Grundregeln des Verwaltungshandelns in Erinnerung zu rufen, hält Sandra Ahres für kein gutes Zeichen. Für die Verwaltungspraxis im bremischen öffentlichen Dienst gebe es verbindliche Standards, schon seit einigen Jahren auch zur digitalen Aktenhaltung. Aus Sicht der CDU-Schulpolitikerin Yvonne Averwerser ist der Vorgang "an Peinlichkeit nicht zu überbieten". Es sei "ureigene Aufgabe der Verwaltung, dass Akten vollständig und damit auch gerichtsfest sind".
Was sagt die Bildungsbehörde zu den Vorgängen? Sprecherin Patricia Brandt räumt Probleme ein. Im Fall Stader Straße habe sich "gezeigt, dass die Akten zum Teil nicht den geltenden formalen Anforderungen des Dokumentenmanagements entsprechen". Für die Mitarbeiter des Bildungsressorts gebe es einen Leitfaden zum Umgang mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem der senatorischen Behörden. Die "festgestellte Situation" nehme man zum Anlass, die Beschäftigten "ab sofort verstärkt zu qualifizieren". Auch die internen Abläufe bei Dienstaufsichtsbeschwerden würden derzeit "optimiert", so Brandt. Dazu müsse man wissen, dass solche Beschwerden nicht an Form und Fristen gebunden seien. "Eben deshalb war es ein Anliegen des Hauses, im Sinne von Beschwerdeführer*innen in solchen Verfahren künftig für mehr Transparenz für alle Beteiligten zu sorgen", erläutert Brandt. Dass bestimmte formale Anforderungen für den Arbeitsalltag immer mal wieder in Erinnerung gerufen werden müssen, sei im Übrigen kein behördenspezifisches Problem.
