Helle Wände, angenehme Lichtverhältnisse, moderne Schiebetüren und ein fast flüsterleiser Geräuschpegel: Das neue Einwohnermeldeamt (EMA) im Ottersberger Rathaus ist nicht nur optisch eine Verbesserung – es markiert einen wichtigen Schritt hin zu mehr Bürgerfreundlichkeit und effizienteren Arbeitsprozessen. Nach dem vom 17. bis 19. März erfolgten Umzug arbeitet das Team des Einwohnermeldeamtes – bestehend aus Hanna Gerken, Nicole Siewe und Silvia König – nun in drei separaten Büros, die über Schiebetüren miteinander verbunden sind. „Wir haben die Arbeitsplätze getrennt. Jede Kollegin hat jetzt einen geschützten Raum“, sagt Christian Heinrich, stellvertretender Verwaltungschef. Und dieser Schutz kommt nicht nur den Mitarbeitenden zugute, sondern auch den Besucherinnen und Besuchern, deren Anliegen künftig vertraulicher besprochen werden können.
Die Umgestaltung war notwendig geworden, weil der bisherige Großraumbereich sowohl datenschutzrechtlich als auch in puncto Arbeitsbedingungen an seine Grenzen gestoßen war. Das neue Raumkonzept bringt neben Privatsphäre auch Ruhe: Türen lassen sich schließen, Gespräche bleiben im Raum, und durch die räumliche Nähe bleibt die Kommunikation zwischen den Kolleginnen dennoch gewährleistet. Auch das Publikum profitiert. Eine Kinderecke sorgt dafür, dass Eltern entspannter beraten werden können, während die neuen Signallampen über den Türen – mit Rot, Grün und Neutral – auf einen Blick zeigen, ob ein Büro besetzt, frei oder in der Nachbearbeitung ist. „Eine wesentliche Verbesserung“, betont Heinrich. Die neue Lichtanlage vereinfacht nicht nur den Ablauf im Hintergrund, sondern gibt auch Besucherinnen und Besuchern mehr Orientierung beim Eintreten.
Silvia König, eine der drei Mitarbeiterinnen im EMA, zieht ein durchweg positives Fazit: „Wir haben bisher nur gutes Feedback erhalten. Der Geräuschpegel ist deutlich besser geworden, man kann die Tür zumachen, hat kurze Wege und kann vertrauliche Sachen besprechen.“ Auch intern wirkt sich die räumliche Trennung positiv aus: Besprechungen können nun in einem zusätzlichen Raum stattfinden, ohne den Publikumsverkehr zu beeinträchtigen. „Wir haben jetzt einen Raum mehr, in dem wir Besprechungen in kleinen Gruppen abhalten können“, erklärt Heinrich. Insgesamt bieten die neuen Räumlichkeiten also sowohl funktionale als auch atmosphärische Vorteile – ein Schritt, der längst überfällig war und die Qualität der Dienstleistungen sichtbar erhöht.
Lichtbilderfassungssystem eingerichtet
Neben der räumlichen Neustrukturierung geht die Modernisierung des Einwohnermeldeamtes auch technisch weiter: Seit dem 1. Mai dürfen laut Gesetz für die Beantragung von hoheitlichen Dokumenten – etwa Personalausweisen oder Reisepässen – ausschließlich digitale Lichtbilder verwendet werden. Um dieser Regelung gerecht zu werden, wurde im Foyer des Rathauses vor dem EMA-Flur ein neues Lichtbilderfassungssystem installiert. Besucher können dort direkt vor Ort ihr Lichtbild aufnehmen lassen, das dann digital und gesetzeskonform in den Bearbeitungsprozess einfließt. Alternativ steht auch ein zertifizierter Fotograf zur Verfügung, mit dem die Gemeinde Ottersberg kooperiert.
Hell und freundlich gestaltet sich der Flur des Einwohnermeldeamtes. Das grüne Licht über der Tür signalisiert den Besuchern, dass sie eintreten dürfen.
Noch ist der Bereich rund um das neue System provisorisch mit einem Sichtschutz versehen – eine Zwischenlösung, die in naher Zukunft laut Heinrich durch eine professionellere Gestaltung ersetzt werden soll. Der Anfang sei gemacht, aber auch hier solle langfristig ein bürgerfreundliches Umfeld geschaffen werden, das die Verwaltung optisch wie funktional repräsentiert. Die Verbesserungen sind derweil Teil eines größeren Umbauprojekts, das sowohl das Rathaus als auch das angrenzende Gebäude des Elektrizitätswerks (EWO) betrifft. „Der Platz im Einwohnermeldeamt war zu klein geworden“, so Heinrich. Mit dem neuen Raumkonzept wird dieser Not nun endlich abgeholfen.
Rund 250.000 Euro flossen in den Umbau des EMA – Geld, das anscheinend gut investiert ist, wie der Blick auf die ersten Rückmeldungen zeigt. Zudem vereint das neue Einwohnermeldeamt nunmehr moderne Technik, durchdachte Raumplanung und echte Bürgernähe. Und mit dem Bau habe man obendrein noch im Zeitplan gelegen, freut sich Heinrich über die gelungene Verwirklichung des Projekts.
