Vielleicht seit einem Jahr, mindestens aber seit einigen Monaten hat Gabriele Salmen einen zweiten Job: Sie ist nun in doppelter Hinsicht Jens Lütjens Assistentin. Der Chef des Immobilienunternehmens Robert C. Spies nimmt in diesem Jahr als zweiter Schaffer eine wesentliche Rolle bei Bremens bekanntester Traditionsveranstaltung ein: der Schaffermahlzeit. Traditionell haben die persönlichen Assistenten und Assistentinnen der Schaffer großen Anteil an der Organisation. Ohne sie, die im Hintergrund planen und koordinieren, ginge wenig.
Die "heiße Phase" hat begonnen
Wenn am Freitag in der Oberen Rathaushalle Kapitäne, Kaufleute und Gäste zusammenkommen, beginnt ein minutiöser Ablaufplan. Die Reihenfolge der servierten Speisen, die Reden, das Spendensammeln – nichts wird dem Zufall überlassen. In diesem Tag stecken viele Monate der Vorbereitung, die die Schaffer und ihre Assistenten neben ihrer normalen Arbeit übernommen haben. "Mittlerweile befinden wir uns in der heißen Phase", erzählt Salmen zum Start der letzten Vorbereitungsphase. Begonnen habe die Planung vor fast einem Jahr. Das Ende der einen Schaffermahlzeit, so die 59-Jährige, sei der Auftakt für die nächste. Sie spricht von einer Staffelstabübergabe. Der Staffelstab ist zwar kein echter Stab, existiert Salmen zufolge aber in Form von Protokollen, Ordnern und USB-Sticks – überreicht von den Vorgängern an die neuen Schaffer und deren Assistenten. Neben Lütjen und Salmen sind das die erste Schafferin Janina Marahrens-Hashagen und deren Assistentin Annette Horwege sowie der dritte Schaffer Christoph B. Klosterkemper und dessen Assistent Sebastian Becker.
Dass das Brudermahl in den vergangenen beiden Jahren coronabedingt ausgefallen ist, sehen Salmen und Becker zumindest als kleinen Nachteil für die diesjährigen Organisatoren – schließlich habe man sich keinen Eindruck vom Ablauf vor Ort verschaffen können. Andererseits waren die Planungen für die Schaffermahlzeit 2022 recht weit fortgeschritten, bis kurz vor Weihnachten die Absage erfolgte – darauf habe man zurückgreifen können. Ohnehin ist der Ablauf seit vielen Jahren fast unverändert und gut dokumentiert. Das gilt nicht nur für den Zeitplan am Tag des Schaffermahls, sondern auch für die Vorwochen. "Ohne diese Informationen wäre eine solch detaillierte Vorbereitung wahrscheinlich auch nicht möglich gewesen", sagt Becker. Einen gewissen Spielraum gebe es bei der Planung natürlich, ergänzt Salmen.
Klare Aufgabenverteilung
Die Aufgaben der einzelnen Schaffer beziehungsweise Assistenten sind klar verteilt. Salmen sorgt zum Beispiel dafür, dass Kaffee, Wein und Tabakwaren rechtzeitig und in ausreichender Menge im Rathaus ankommen. In ihren Bereich fällt außerdem das Thema Sicherheit: Aktuell sei sie damit beschäftigt, jeden Teilnehmer für die Schaffermahlzeit zu registrieren und mit Legitimationskarten zu versorgen. "Das ist sehr zeitintensiv", sagt Salmen. Sebastian Becker organisiert unter anderem das Catering, die Musik und die Dekoration. Die Planung des Balls, der im Anschluss an die Schaffermahlzeit im Parkhotel stattfindet, ist ebenfalls beim dritten Schaffer angesiedelt – als dessen Assistent ist somit auch Becker verantwortlich. Einladungen, Korrespondenz mit den Teilnehmern und die Protokollführung liegen wiederum in den Händen der ersten Schafferin beziehungsweise deren Assistentin. Annette Horwege ist laut eigener Aussage auch dafür zuständig, 302 Gäste nach genauer Vorgabe auf vier Tische zu verteilen.
Obwohl die Planungen eigentlich schon früher begonnen haben, fiel der offizielle Startschuss im September. Seitdem sind die Schaffer sowie die Vorsteher und der verwaltende Kapitän der Stiftung Haus Seefahrt mitsamt ihren jeweiligen Assistenten monatlich zur Schafferbesprechung zusammengekommen – zuletzt am 12. Januar. Den Schaffer-Assistenten zufolge standen die wesentlichen Entscheidungen bei diesem letzten Treffen schon fest: Die Weinproben seien beispielsweise vor Weihnachten abgeschlossen worden, die Redeentwürfe der drei Schaffer seit Jahresende fertig. Von großen Überraschungen geprägt war die Vorbereitung offenbar nicht. Kuriose Sonderwünsche der Gäste? Besondere Fragen? Nein, das sei bisher nicht vorgekommen. Vielleicht liegt es daran, dass die Teilnehmer mit ihren Einladungen eine Art Briefing bekommen: Kleiderordnung, Informationen über das Haus Seefahrt, das Rathaus und die Hintergründe der Veranstaltung.
Für die Organisatoren geht es nun in den Endspurt. Die letzten Bestellungen werden koordiniert, Tischpläne aufgrund von Absagen geändert und Sicherheitsvorkehrungen getroffen. "Je näher die Schaffermahlzeit rückt, desto mehr Zeit geht an manchen Tagen dafür drauf. Insbesondere in den letzten Wochen handelt es sich um einen Full-Time-Job", sagt Salmen. Ein Fazit zu ihrer Beteiligung an der Traditionsveranstaltung zieht sie schon jetzt: "Es war mir eine Freude und Ehre."
