Für Betriebe, die Rechnungen an den Stadtstaat Bremen stellen, soll es ab Ende des Jahres heißen: weniger Papierkram, schnellerer Geldeingang. Denn im November kommt die E-Rechnung. Das Finanzressort hat eine Internetplattform für eingehende Rechnungen entwickelt, Bremen führt das System als erstes Bundesland ein.
„In Bremen gehen jährlich rund 300.000 Rechnungen bei der öffentlichen Verwaltung ein“, sagt Finanzsenatorin und Bürgermeisterin Karoline Linnert (Grüne). Aussteller sind beispielsweise Bauunternehmen, die im Auftrag der Stadt Straßen sanieren. Bislang müssen sie Rechnungen in Papierform einreichen – die bestehen teilweise aus einzelnen Seiten, umfangreichere Rechnungen mit Anhang füllen auch mal einen ganzen Aktenorder, sagt Linnert. Das neue Verfahren soll den Verwaltungsaufwand reduzieren, Porto und Papier sparen und schnellere Zahlungen der Stadt ermöglichen.
Vorteile der papierlosen Rechnung
Bevor die E-Rechnung an der Start geht, wollen die Finanzbehörde und die Handwerkskammer kleine Handwerksbetriebe auf die Umstellung vorbereiten und ihnen die Vorteile der papierlosen Rechnung aufzeigen. „Vorbehalte sind verständlich, nicht jeder Handwerker ist versiert in Computerfragen", sagt Handwerkskammer-Präses Jan-Gerd Kröger. Daher bieten die Handwerkskammer und die Finanzbehörde Informationsveranstaltungen und Fortbildungen für Handwerksbetriebe zur E-Rechnung an. Ein weiteres Vorhaben sei es, Handwerksbetriebe zu besuchen, um den technischen Aufwand einschätzen zu können und die Betriebe zu beraten, sagt Martina Jungclaus, Hauptgeschäftsführerin der Handwerkskammer. Am Mittwoch unterzeichneten Finanzsenatorin Linnert und Handwerkskammer-Präses Kröger einen entsprechenden Vertrag.
Linnert betont, dass die Stadt dabei "nicht mit der Keule vorgehen" und von einem Tag auf den anderen alles umstellen werde. Unternehmen dürfen zunächst weiterhin Rechnungen in Papierform einreichen. Die Finanzsenatorin stellt aber klar: „Die richtig großen Einspareffekte werden wir erst erzielen, wenn alle Unternehmen mitmachen." Nach Angaben der Finanzsenatorin könne Bremen in dem Fall etwa 2,7 Millionen Euro pro Jahr einsparen.
Betriebe, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, sind ab Ende 2020 zur E-Rechnung verpflichtet. Wann die Pflicht zur E-Rechnung auch in Bremen gilt, ist laut Linnert noch offen. Ziel sei es zwar, dass alle Unternehmen mitmachen, die Verwaltung wolle aber zunächst beobachten, wie die Umstellung anläuft.
Europaweit und einheitlich
Für die E-Rechnung müssen sich Betriebe einmalig online registrieren. Um die Rechnung zu stellen, haben sie anschließend verschiedene Optionen: Sie können ihre Rechnungsdaten direkt in ein Onlineportal eintragen, Rechnungen nach einer standardisierten Vorlage hochladen oder per E-Mail verschicken. Die Maske für das Portal wurde gemeinsam mit anderen europäischen Ländern entwickelt, sagt Rainer Heldt, Projektleiter E-Rechnung im Finanzressort. Das System sei daher europaweit einheitlich.
Durch die Digitalisierung der Rechnungen versprechen sich Handwerkskammer und Finanzbehörde zeitliche und finanzielle Einsparungen für Unternehmen und Behörden. Momentan übersteige der Verwaltungsaufwand bei kleinen Rechnungsbeträgen den Wert der Rechnung um ein Vielfaches, sagt Handwerkskammer-Präses Kröger. Die E-Rechnung soll das ändern. Laut Kröger müssen die Behörden Papierrechnungen dann nicht mehr von Einem zum Anderen reichen, nacheinander abhaken, oder lange nach dem Zuständigen suchen. Das Land muss Rechnungen in der Regel innerhalb von 30 Tagen bezahlen. „Zurzeit ist es eine extreme Herausforderung, das zu schaffen“, sagt Kröger. Die digitale Rechnung soll schnellere Zahlungen ermöglichen. Im Land Bremen kümmern sich laut Linnert derzeit 1000 Mitarbeiter in 60 Dienststellen um eingehende Rechnungen. Auch sie werden für das neue System geschult. Stellen sollen trotz des erwarteten geringeren Verwaltungsaufwands nicht abgebaut werden, betont Linnert.
Hintergrund für die Einführung der E-Rechnung ist eine EU-Richtlinie. Demnach müssen alle Bundesbehörden bis Ende 2018 elektronische Rechnung empfangen und verarbeiten können. Für Landes- und Kommunalbehörden innerhalb der EU gilt die Richtlinie ab November 2019. Das Land Bremen führt die E-Rechnung somit ein Jahr früher ein als gefordert. Der IT-Planungsrat, in dem Bund und Länder vertreten sind, hatte Bremen ausgewählt, gemeinsam mit dem Bund einen nationalen Standard für elektronischen Rechnung zu entwickeln. Rheinland Pfalz und Nordrhein Westfalen hatten im September 2017 beschlossen, das Modell ebenfalls einzusetzen.
